|
Регламентация бизнес-процессов может быть полезна в случае, если процессы и их результаты в целом устраивают сотрудников, руководство и собственников компании, но на предприятии выявлены проблемы следующего характера:
- «Непрозрачность» системы работы – отсутствие четко выделенных этапов работы, результатов этих этапов и, как следствие, сложно проконтролировать что, как и почему происходит.
- Отсутствие закрепленной ответственности, наличие процессов, за которые никто не отвечает и процессов, за которые «отвечают» несколько сотрудников одновременно, что провоцирует конфликт между ними.
- Выполняемые процедуры нигде не зафиксированы, либо описание их проведено формально, а значит:
- Результат работы зависит от конкретного сотрудника (группы сотрудников).
- Руководитель вынужден несколько раз проговаривать решение одной и той же проблемы.
- Затруднен процесс передачи опыта новым сотрудникам при введении их в должность.
- Возникают затруднения при развитии, организации аналогичных компаний (например, филиала компании в другом регионе).
Основная идея регламентации – четко зафиксировать «правила игры» в типовых ситуациях, происходящих в организации, и затем контролировать исполнение этих правил по измеримым параметрам.
Шаг 1 «Моделирование»:
- Детализация моделей и описаний процессов as is («как есть») до уровня, позволяющего однозначно распределить ответственность между сотрудниками.
- Построение матриц ответственности процессов.
- Согласование результатов моделирования и описания с экспертами.
- Отработка проблемных ситуаций.
- Разработка листов контроля по процессам. Выявление параметров контроля (метрик процессов и контрольных точек процессов) и методов сбора информации по ним.
- Формирование регламентирующих документов по процессам (регламентов процессов, инструкций, положений о подразделениях, должностных инструкций).
- Передача готовых комплектов документов заказчику.
Шаг 2 «Внедрение»:
- Назначение аудиторов процессов.
- Отработка методов и периодичности контроля процессов с аудиторами, определение лиц, принимающих решения по результатам аудита (владельцев процесса).
- Отработка процедур принятия решений по результатам проведения проверки работы процесса.
Шаг 3 «Сопровождение»
- Проведение проверки экспертами «КОРУС Консалтинг» соответствия процессов и документов с заданной периодичностью (1 раз в 6 месяцев, 1 раз в год).
Результаты проекта
- Комплект моделей по бизнес-процессам компании (в электронном и бумажном виде).
- Комплект регламентирующих документов по процессам (регламенты и инструкции установленного образца) с указанием параметров контроля и методов сбора информации по ним.
- Комплект организационных документов (организационные схемы, положения о подразделениях, должностные инструкции).
- Внедренный механизм контроля соответствия проходящих процедур и того, что описано в документах, и внесения в них своевременных изменений (адаптируемость процессов) – таким образом, заказчик самостоятельно сможет поддерживать актуальность своих документов.
|
